En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y en aras de brindar un tratamiento adecuado a los Datos Personales con los que cuenta ADOSAGUAS S.A.S., en adelante la SOCIEDAD, se adoptan las siguientes políticas de tratamiento de Datos Personales.
Por medio del presente documento, la SOCIEDAD expresa que garantiza los derechos de los Titulares de la información a la cual tenga acceso, utilizándolos únicamente para los fines que se describen en las presentes políticas y actuando bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
ARTÍCULO 1. DEFINICIONES: Para efectos de la aplicación del presente manual, cuando las palabras que se enuncian a continuación, se expresen con su primera letra en mayúscula, se entenderá por las mismas, lo siguiente, independientemente de que estén en plural o en singular:
ARTÍCULO 2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
ARTÍCULO 3. LEGISLACIÓN APLICABLE: El presente manual fue elaborado con fundamento en los preceptos contenidos en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
ARTÍCULO 4. ÁMBITO DE APLICACIÓN: Las políticas aquí contenidas se aplican al tratamiento de los datos de carácter personal que se encuentren en poder de la SOCIEDAD.
ARTÍCULO 5. OBJETO: Por medio de las siguientes políticas se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los Responsables del Tratamiento de Datos Personales y al artículo 13 del Decreto 1377 de 2013. Así mismo, se busca fijar un procedimiento a partir del cual se garantice la protección de los Datos Personales que reposan en las bases de datos de la SOCIEDAD.
ARTÍCULO 6. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN: Los Titulares de los Datos Personales tratados por la SOCIEDAD, tendrán los siguientes derechos:
ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN: La recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión o cualquier otra operación que se haga de los Datos Personales por parte de la SOCIEDAD, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. La SOCIEDAD en su condición de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la Autorización de los Titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha Autorización.
Si el Titular expresamente manifiesta que no otorga autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales, la SOCIEDAD deberá eliminarlos inmediatamente, absteniéndose de hacer cualquier Tratamiento sobre los mismos.
ARTÍCULO 8. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN: La Autorización será solicitada por la SOCIEDAD de manera previa al Tratamiento de los Datos Personales. Para los casos en los cuales se esté haciendo un Tratamiento sin contar con la Autorización del Titular de la información, la SOCIEDAD deberá proceder de inmediato a solicitar su Autorización para continuar con dicho Tratamiento, pues en ningún caso se podrán tratar Datos Personales sin contar con la Autorización del Titular de los mismos, salvo aquellos eventos que por ley, no requieren de Autorización, según lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
La SOCIEDAD obtendrá la Autorización del Titular a partir de diferentes medios dispuesto para el efecto. La utilización de uno u otro dependerá del caso concreto con el Titular. A saber:
Preferiblemente se intentará obtener la Autorización por los dos medios anteriormente mencionados, siendo el medio verbal al último al cual se recurra.
PARÁGRAFO: La SOCIEDAD deberá conservar prueba de la Autorización otorgada por los Titulares en los archivos que se dispongan para el efecto, para ello la SOCIEDAD podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos, realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
ARTÍCULO 9. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN: Los Titulares de los Datos Personales pueden en cualquier momento revocar la Autorización otorgada a la SOCIEDAD para el Tratamiento de sus Datos Personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
Los mecanismos dispuestos por la SOCIEDAD para que el Titular pueda ejercer sus derechos de revocatoria y supresión son los que se detallan más adelante para el procedimiento de atención de consultas, reclamos y peticiones para el ejercicio de los derechos de los Titulares.
Los mecanismos establecidos para el ejercicio de los derechos de los Titulares, incluidos el de la revocatoria y la supresión, siembre deberán ser sencillos y gratuitos.
PARÁGRAFO: La revocatoria de la Autorización puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto la SOCIEDAD deberá cesar cualquier actividad de Tratamiento de los datos; por otra parte, de manera parcial en relación con ciertos tipos de datos, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de Tratamiento. En este último caso, la SOCIEDAD podrá continuar tratando los Datos Personales para aquellos fines en relación con los cuales el Titular no hubiera revocado su Autorización.
ARTÍCULO 10. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO: Las operaciones de Tratamiento que hará la SOCIEDAD sobre los Datos Personales de los Titulares, consistirán en la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión de los mismos y cualquier otra operación lícita necesaria para el desarrollo de su objeto social. Considerando que la SOCIEDAD puede llegar a contar con Datos Personales de clientes, proveedores, contratistas, accionistas, ex accionistas, empleados, ex empleados, posibles clientes, candidatos a algún cargo en la SOCIEDAD, entre otros, la finalidad del Tratamiento puede variar según la persona a la cual pertenezcan dichos datos, pudiendo aplicar para el caso concreto una o algunas de las finalidades del Tratamiento y teniendo como finalidad principal y común para todos, permitir el desarrollo del objeto social y el giro ordinario de los negocios de la SOCIEDAD. A raíz de esta finalidad, se desprenden finalidades específicas, a saber: i) promoción, oferta y comercialización de los servicios y productos de la SOCIEDAD; ii) contacto de clientes para cualquier actividad que el vínculo comercial demande, entre ellas, facturación, despachos, instalaciones y cualquier otra gestión relacionada con la ejecución del objeto del contrato celebrado con un cliente; iii) selección de personal; iv) solicitud de suministros, bienes y servicios a proveedores y contratistas; v) conocimiento de los empleados y ex empleados de la SOCIEDAD para efectos de nómina, afiliaciones, prestaciones sociales, contratos de trabajo, liquidaciones e información general de personas vinculadas a la SOCIEDAD.
ARTÍCULO 11. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS: Para que los Titulares de la información puedan ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales y revocar la Autorización, la SOCIEDAD ha designado como área responsable al área de administración de la SOCIEDAD para que atienda los distintos requerimientos (peticiones, consultas y reclamos).
Frente a esta área y su equipo de trabajo, los Titulares deberán surtir el procedimiento establecido más adelante para el ejercicio de los derechos.
Dicha área y quien se encuentre en la dirección de la misma, será además la encargada de velar por la protección de los Datos Personales, garantizar su seguridad y el cumplimiento del presente manual a la luz de lo establecido en las normas que regulan la materia.
Para ejercer sus derechos, los Titulares pueden contactarse con el área responsable al correo electrónico [email protected] De igual forma, podrán enviar por escrito el requerimiento a la dirección Cr 43 61 50, en el municipio de Medellin, Antioquia.
ARTÍCULO 12. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES (CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN): Los Titulares o sus causahabientes (ambos para efectos de este artículo se denominarán como los interesados) que deseen hacer una consulta, reclamo o petición para el ejercicio de los derechos que les asisten con relación a los Datos Personales que trata la SOCIEDAD, deberán seguir el siguiente procedimiento:
En cualquier caso, el interesado deberá identificarse en su totalidad, indicando nombres y apellidos completos, teléfono, dirección física para recibir notificaciones y correo electrónico para recibir notificaciones. Adicionalmente, el interesado deberá identificar claramente cuál es su consulta, reclamo o petición. Deberá también aportar los documentos que requiera necesarios o convenientes. En el caso que sea el causahabiente del Titular quien actúa, deberá aportar el documento idóneo que lo acredite como causahabiente del Titular.
En los casos de reclamos, el interesado, deberá, además, hacer una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo. Debe tenerse en cuenta que los reclamos proceden cuando el interesado considera que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley.
Una vez el Titular suministre o aclare la información, se reanudará dicho término.
Transcurridos 2 meses desde la fecha del requerimiento de la SOCIEDAD, sin que el interesado presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo, consulta o petición.
Igual procedimiento se seguirá para los casos de peticiones.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a 2 días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el interesado. Sin embargo, este derecho no es absoluto y en consecuencia la SOCIEDAD podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
PARÁGRAFO 1: El interesado sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta, reclamo o petición ante la SOCIEDAD.
PARÁGRAFO 2: La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la Autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
PARÁGRAFO 3: Si por algún motivo la consulta, reclamo o petición es recibida por el área o persona no competente o designada para el efecto, esta deberá remitirlo de inmediato a la persona o área competente o designada.
ARTÍCULO 13. SUPRESIÓN O ELIMINACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Cuando se encuentre que en las bases de datos de la SOCIEDAD hay datos personales inactivos o en desuso por más de 3 años, el Encargado o área encargada informará de manera verbal o escrita al Responsable sobre tal situación con el objetivo de que este decida si se continúa con el almacenamiento de esos datos en los archivos de la SOCIEDAD o si se opta por suprimirlos o eliminarlos, decisión que deberá tomarse bajo el entendido de que los mismos están en desuso o inactivos y de que la SOCIEDAD no los requiere más. Dicha decisión deberá comunicarla al Encargado o área encargada de forma verbal o escrita dentro de los 5 días hábiles siguientes a la comunicación del Encargado o área encargada.
En el evento de que el Responsable decida no continuar con el almacenamiento de dichos datos, ordenará al Encargado o área encargada la supresión o eliminación de los mismos, quien dentro de los 15 días hábiles siguientes a la notificación de esta decisión, deberá proceder conforme la misma. El procedimiento de eliminación o supresión deberá surtirse de tal forma que se garantice que no quedará rastro alguno de la información personal de los Titulares, por lo que deberá hacerse uso de recursos como trituradores de papel, quema de papel o cualquier otra herramienta que garantice que los datos eliminados o suprimidos no quedarán a disposición de un tercero que los pueda encontrar y que no ha quedado rastro alguno de los mismos. Igual regla deberá seguirse para los datos que se almacenen de manera virtual o automatizada, haciendo uso de las herramientas informáticas que permitan eliminar o suprimir de forma total del sistema dicha información.
ARTÍCULO 14. PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN: La SOCIEDAD se obliga a efectuar un Tratamiento de los Datos Personales solo para los fines del mismo, destinándolos a un uso lícito y exclusivo para el cual fueron recolectados. No podrá utilizarse la información para fines distintos a los propuestos en este manual y el personal de la SOCIEDAD no podrá divulgarla a terceros por un motivo diferente al de las finalidades mencionadas. No podrá hacerse un Tratamiento de Datos Personales para satisfacer un interés particular o privado, pues siempre el Tratamiento deberá estar enmarcado a los fines del objeto social y del Tratamiento.
El personal vinculado a la SOCIEDAD se obliga a no utilizar esta información para un ámbito u objeto diferente al aquí propuesto, ni para su uso personal ni para satisfacer intereses de terceros, obligándose a tratar los Datos Personales únicamente para lo cual autorizó el Titular.
Será obligación de la SOCIEDAD poner en concomiendo del personal que tenga relación con el Tratamiento de Datos Personales, el presente manual.
Para los eventos en los cuales las bases de datos estén almacenadas de forma física, la SOCIEDAD las guardará en un archivo cuyo acceso será restringido y garantizará que las mismas no podrán ser de consulta o acceso público a todos los empleados y terceros, sino solamente a aquellas personas a quienes se les haya dado la facultad de acceder a dicho archivo.
Para los eventos en los cuales las bases de datos estén almacenadas de forma automatizada, la SOCIEDAD se responsabilizará de que el acceso a las mismas sea a través de usuarios y contraseñas creadas para ciertas personas, restringiendo el acceso público del personal o de terceros a las mismas. Así mismo, las bases de datos automatizadas no estarán almacenadas en todos los computadores de los empleados, sino en algunos de ellos.
ARTÍCULO 15. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN: Los Datos Personales tratados por la SOCIEDAD solo podrán suministrarse a las personas que se indican a continuación, previa solicitud por parte de ellas:
ARTÍCULO 16. DATOS PERSONALES DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: La SOCIEDAD podrá tratar los Datos Personales de menores de edad siempre que no se pongan en riesgo sus derechos fundamentales y el Tratamiento responda a la realización del principio de su interés superior.
ARTÍCULO 17. ENTRADA EN VIGENCIA DEL MANUAL Y PERÍODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS: El presente manual rige a partir de la fecha de su publicación y el período de vigencia de las Bases de Datos que la SOCIEDAD tenga en su poder será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado o cuando la SOCIEDAD cese sus funciones, lo que ocurra primero.